Office Assistant (administratie & onthaal)

Over de functie

Als Office Assistant ben je het kloppende hart van onze administratieve afdeling. Je combineert administratieve taken, organisatie en het onthaal van bezoekers, en fungeert als aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Controleren en verifiëren van aankoopfacturen op juistheid en volledigheid.
• Inbrengen en beheren van projecten en dossiers in onze bouwsoftware.
• Administratieve ondersteuning bieden aan projectleiders.
• Feedback geven aan de calculatiedienst op prijsaanvragen.
• Opvolgen van aan‑ en afwezigheden, tijdsregistratie en correct gebruik van projectcodes.
• Uitvoeren en opvolgen van rapportages en digitale dossierverwerking.
• Dagelijks kantoorbeheer: bestellingen plaatsen, werkkledij opvolgen, praktische zaken regelen.
• Contact onderhouden met leveranciers en bestellingen opvolgen.
• Organiseren van kleine interne events en sporadische boekingen (hotels, restaurants, vervoer).
• Warm onthaal van bezoekers en klanten; beheer van de algemene mailbox en inkomende post.
• Interne vraagbaak voor collega’s; meedenken en oplossingen zoeken.
• Opvolgen van werfgebonden documenten (Limosa, A1, Dimona, veiligheidsdocumenten) en correcte input in diverse platformen.
• Ondersteuning van de interne preventieadviseur op het gebied van welzijn en veiligheid.

Gewenst profiel

• 5‑10 jaar ervaring in een vergelijkbare administratieve functie.
• Zelfstandige, gestructureerde en nauwkeurige werkhouding.
• Energetisch, positief en organisatorisch sterk.
• Oplossingsgericht, kritisch en in staat verantwoordelijkheid te nemen.
• Bachelorniveau, bij voorkeur in een technische of bouwgerelateerde omgeving.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands; basiskennis van Frans en Engels.
• Woon op een redelijke afstand van Nazareth.

Vereiste vaardigheden

• Microsoft Excel
• Microsoft Word
• Microsoft PowerPoint
• Ervaring met bouwsoftware (specifieke naam niet vermeld)
• Administratieve en documentbeheer vaardigheden