Office Assistant

Over de functie

Als Office Assistant ben je de spil in de dagelijkse werking van onze administratieve afdeling. Je combineert administratieve taken, organisatie en onthaal, en fungeert als aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Controleren en verwerken van aankoopfacturen; invoeren en beheren van projecten in onze bouwsoftware.
• Administratieve ondersteuning bieden aan projectleiders en feedback geven aan de calculatiedienst.
• Opvolgen van aan‑ en afwezigheden, tijdsregistratie en correcte toepassing van projectcodes.
• Dagelijks kantoorbeheer: bestellingen plaatsen, werkkledij opvolgen, en praktische zaken coördineren.
• Organiseren van kleine interne events en sporadisch boeken van hotels, restaurants, vervoer of vluchten.
• Warm onthaal van bezoekers, beheer van de algemene mailbox en inkomende post.
• Zorgdragen voor werfgebonden documenten (Limosa, A1, Dimona, veiligheidsdocumenten) en ondersteuning van de preventieadviseur.

Gewenst profiel

• 5‑10 jaar ervaring in een vergelijkbare administratieve functie, bij voorkeur in een technische of bouwomgeving.
• Structuur, nauwkeurigheid en een proactieve, energieke houding.
• Organisatorisch sterk, oplossingsgericht en kritisch.
• Beschikt over een bachelorniveau en woont op een redelijke afstand van Nazareth.
• Vloeiend in het Nederlands, met een goede basis in Frans en Engels.

Vereiste vaardigheden

• Uitgebreide kennis van Microsoft Excel, Word en PowerPoint.
• Ervaring met bouwsoftware en digitale dossierverwerking.
• Bekendheid met tijdsregistratiesystemen (bijv. Checkin@Work) en projectcodebeheer.