Office Manager Administration – Schwerpunkt Personalbereich

Über die Position

Als Office Manager Administration mit Schwerpunkt Personalbereich unterstützen Sie das Schweizerische Institut für Aussenwirtschaft und Angewandte Wirtschaftsforschung (SIAW-HSG) in allen administrativen und HR‑relevanten Aufgaben. Sie arbeiten eng mit der HR‑Abteilung der Universität St. Gallen zusammen und tragen zur effizienten Personalverwaltung für rund 40 Mitarbeitende bei.

Hauptaufgaben

• Schnittstelle zur HR‑Abteilung der Universität und Abwicklung ganzheitlicher HR‑Personaladministrationsprozesse
• Unterstützung in Recruiting‑Prozessen und Vorbereitung von Einstellungsgesprächen
• Allgemeines Management, Beratung der Institutsmitarbeitenden und Vorbereitung von Entscheidungen des geschäftsführenden Direktors
• Terminkoordination für Professoren, inklusive Reisebuchungen (Flug, Hotel)
• Organisation von Teambildungs‑ und Instituts‑Events sowie Vertretung bei Institutsanlässen

Anforderungsprofil

• Berufserfahrung in Administration und Personalwesen
• Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Freundliches, kommunikatives Auftreten, schnelle Auffassungsgabe und vernetztes Denken
• Ausgeprägte IT‑Affinität und Teamgeist

Erforderliche Kenntnisse

• HR‑Administration und Recruiting‑Prozesse
• Office‑Management, Terminplanung und Reiseorganisation
• Event‑Organisation und interne Kommunikation
• Gängige Office‑Software (z. B. MS Office) und IT‑Tools

Was wir bieten

• Internationales Team aus Professor:innen, Doktorand:innen und Office‑Mitarbeitenden
• Flexible Arbeitszeiten und moderne IT‑Infrastruktur
• Unterstützung interner und externer Weiterbildungsangebote
• Anstellungsbedingungen gemäß der Personalgesetzgebung des Kantons St. Gallen